pelajaranku menjadi penitia rakerda. baca untuk ambil hikmah

Posted by Amar  |  at  20.57



LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN
PANITIA RAPAT KERJA DAERAH BMH PUSAT KE VIII TAHUN 2011
A.      Muqoddimah
Dengan memanjatkan rasya syukur yang tiada tara kepada Allah SWT, atas segala nikmat yang telah diberikan melalui kemampuan kepada kami, untuk melaksanakan rapat kerja daerah (rakerda) BMH pusat ke VIII, dengan berjalan cukup baik walau masih banyak kendala di lapangan. Sholawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada baginda Muhammad SAW, sebagai inspirator dalam kehidupan kita.
Telinga kita sering kali mendengar pepatah lama yang mengatakan, bahwa gagal merencanakan bararti merencakan kegagalan dalam pelaksanan. Begitu pula dengan sebuah kata yang pernah di ucapkan oleh Ali bin Abi Tholib “kebenaran yang tidak terorganisir maka akan dikalahkan oleh kebathilan yang terorganisir”. Sepintas kita mencoba memahami lebih mendalam, bahwa dalam sebuah organisasi sebesar dan sekecil apapun, tanpa diatur dengan baik dalam perencanannya maka kegagalanlah yang akan menanti di depannya.
Dalam istilah modern,  istilah tersebut disebut dengan manajemen. menurut  Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal, dan ketentuan yang telah menjadi kesepakatan bersama, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Baitul maal hidayatullah pusat adalah bagian dari organisasi Islam yang fokus mengelola dana umat, melalui dana zakat, infak, shodaqoh, wakaf dan hibah,  guna untuk disalurkan kepada yang berhak menerimanya sesuai dengan standart syariat yang telah ditetapkan oleh syari’at Islam. Seyogyanya dalam rangka untuk mengefektifkan kinerja tersebut, peran manajemen menjadi sebuah keharusan dan kewajiban yang harus di terapkan dalam pengelolaan organisasinya. Terlebih penerapan sistem manajemen modern sebagai bentuk untuk melaksanakan akfitasnya guna untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.
Tepat pada tanggal 26-28 Desember 2011, bertempat di villa rani Jln. Curung Cilember Desa Jogjogan, Cisarua - Bogor Jawa Barat, selayaknya telah menjadi saksi sejarah bagi BMH Pusat, karena telah melaksanakan rapat kerja daerah yang ke –VIII, sebagai bentuk penerapan manajeman modern dalam aktivitas kerjanya, yaitu merencanakan aktivitas yang akan dilakukan selama satu tahun ke depan, dengan target dan tujuan yang telah menjadi kesepakatan bersama antar pengelola dan aktivis di dalamnya. Oleh karena itulah, kesepakatan yang telah menjadi dasar dan langkah selama satu tahun kedepan, menjadi dasar yang sistematis guna untuk meraih tujuan yang akan dicapai.
  “Peningkatan Profesionalisme Melalui Akuntabilitas dan Transparansi Menuju BMH Unggul 2015” merupakan tema yang diangkat dalam rakerda bmh pusat yang ke – VIII Desember 2011, adalah perwujudan tangan panjang dari pelaksanaan rapat kerja nasional (rakernas) yang dilaksanakan di mataram pada tanggal 2-5 Desember tahun 2011 yang lalu, dengan tema yang sama.
Oleh karena itulah, kami sebagai panitia merasa berkewajiban untuk melaporkan kegiatan yang telah dilakukan selama pelaksanan, berupa laporan keuangan, laporan kegiatan, dokumentasi dan laporan-laporan lain yang menjadi kewajiban panitia pelaksana. Diharapkan laporan ini dapat menjadi administrasi kantor, sehingga dapat menjadi salah satu acuan untuk melaksanakan rakerda selanjutnya.
Demikian moqoddimah laporan pertanggung jawaban rapat kerja daerah oleh panitia pelaksana, semoga hal ini menjadi pembelajaran yang berarti bagi panitia dan peserta yang mengikuti pelaksanaan rakerda, maupun bagi anda yang membaca laporan pertanggung jawaban ini.
B.      Laporan kegiatan
I.     Persiapan
Kegiatan rakerda ini telah melakukan persiapan sejak di keluarkannya surat tugas kepada panitia pelaksana  nomor 001/INT/PST-BMH/XII/2011 yang dikeluarkan oleh pihak manajemen BMH pusat pada tanggal 14 Desember 2011, yang di tanda tangani oleh bapak marwan mujahidin, SE selaku kepala departemen organisasi dan SDM BMH Pusat dan berlaku hingga 28 Desember 2011. Maka sejak saat itulah panitia pelaksana yang terdiri dari tri winarno, SE selaku ketua panitia, Sofyan Ats-tsauri, Sos.I selaku sekretaris dan Anwar munawwar, SH. Selaku bagian humas dan penanggung jawab ATK yang menjadi perlengkapan dalam kegiatan tersebut.
Sejak saat itu, kami mulai melakukan rapat persiapan dan perencanaan lokasi yang akan di jadikan tempat untuk dilakukan rakerda ini. Hari-hari selanjutnya fokus pada pencarian tempat pelaksaan rakerda dengan criteria sinyal bagus, adem, asri, murah, meriah, berkualitas dan didukung dengan fasilitas yang cukup untuk kegiatan refreshing bagi para peserta.
Akhirnya setelah melalui pertimbangan yang matang, dengan lebih dari dua puluhan lokasi yang telah di survei, maka keputusan terakhir yang diambil adalah villa rani sebagai tempat pelaksanaannya, dengan kelebihan dan kekurangan yang telah dipertimbangkan oleh panitia.
Tidak hanya persiapan lokasi yang dipersiapkan, melainkan persiapan segala administrasi yang dilakukan oleh panitia, mulai dari sistem pemberangkatan, penyewaan mobil, roundwoun acara kegiatan, sistem pembagian ruangan pribadi peserta baik yang bujang / tidak membawa keluarga, maupun bagi peserta yang membawa keluarganya. Sehingga dengan konsep dan persiapan yang matang, diharapkan para peserta  merasa nyaman, tenang, dan mengikuti acara dengan baik, sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
II.   Pelaksanaan
·      Hari pertama
               Hari pertama dalam pelaksanaan rapat kerja daerah bmh pusat yang ke VIII secara spesifik tidak terjadi kendala yang berarti, mulai dari dari pemberangkatan, perjalanan, dan pembagian ruangan bagi peserta. Seluruh peserta sampai ditempat tujuan dengan selamat, walaupun ada sebagian drivernya yang kebingungan untuk mencari villanya, namun hal itu tidak menjadi kendala yang utama, serta kemacetan yang terjadi di daerah jalan kampong, karena kepatan kendaraan roda empat dan sempitnya jalan di sekitar perkampungan menuju lokasi. Namun sekali lagi hal itu bukan halangan yang berarti karena memang hari-hari itu adalah hari cuti akhir tahun dan banyak wisatawan yang memenuhi daerah tersebut.
               Sesampainya ditempat pelaksaan, juga tidak terjadi hambatan yang signifikan, semua peserta mendapatkan kamar bagiannya masing-masing, baik yang berkeluarga maupun yang bujang/ tidak membawa keluarga. Selain itu sajian menu makanan yang telah disipakan oleh pihak villa telah menjadi penyemngat peserta untuk mengisi kekosongan perutnya. Maka tepat pukul 13.30 WIB di langsungkan acara pembukaan dan diteruskan dengan agenda meeting yang telah direncakan oleh steering committee sampi pukul 16.30 WIB, dan setelah itu peserta diberikan kebebasan untuk beraktivitas, ada sebagian yang berenang, bermain badminton, bermain bola, jalan-jalan dan lain sebagainya.
               Hari pertama di tutup sampai pukul 22.00 WIB dengan agenda yang telah di rencakan, tidak ada kendala yang berarti di hari pertama pelaksaan ini. Sehingga para peserta dapat tidur dengan nyenyak dan nyaman hingga fajar subuh menggema dengan sholat jamaah bersama di ruangan yang dijadikan musholla.
·      Hari kedua
               Aktivitas hari ke-2 yang dimulai dari sholat lail secara berjamaah dan sholat subuh berjamaah berjalan dengan cukup baik, walaupun sekitar 50-60% dari peserta tidak melakukan sholat lail berjamaah, namun untuk sholat subuh berjamaah sekitar 85% melakukan di ruangan yang dijadikan musholla. Aktivitas selanjutnya adalah olahraga pagi sendiri-sendiri dan memasuki ruangan pada pukul 07.30, berjalan dengan baik dan lancer. Kegiatan meeting berjalan cukup a lot dan baik. Hingga menjelang waktu siang sebagai tanda akhir dari sesi tersebut.
Namun kegiatan meeting yang berjalan cukup alot tersebut, semua peserta dikagetkan oleh musibah yang menimpa ananda alief, putra dari Bapak muslim bagian layanan BMH Pusat. Ananda alief tenggelam di kolam renang milik villa rani, yang ketika itu sedang bermain dan berniat mengambil bolanya, akhirnya dia terjatuh. Kejadian tersebut menjadikan para peserta dan seluruh warga yang berada di areal villa rani panik, bingung, sedih, kasihan, dan harap-harap cemas yang menyatu di seluruh pikiran warga di areal tersebut. Apalagi ditambahkan oleh histerisnya ibunda alief (istri pak muslim) yang menangis tiada tara. Hingga si alief di larikan ke rumah sakit oleh salah satu pesrta dan warga di areal villa rani.
               Kejadian tersebut membuat meeting terhambat dan seluruh peserta sudah mulai pudar konsentrasinya, karena musibah yang menimpa ananda alief. Namun meeting tetap dilanjutkna dan berakhir dengan baik sesuai dengan rencana yang telah di agendakan oleh steering commite dan panitia.
·      Hari ke tiga
               Pelaksanaan rakeda berjalan dengan baik lagi. Singkronisasi anggaran yang menjadi pembahasan yang cukup alot antara bagian penghimpunan dan jajaran manajemen bmh pusat lainnya. Sebenarnya hari ke -3, di agendakan oleh panitia adalah perlombaan dan wisata kuliner oleh ibu-ibu, namun karena ada pertimbangan yang mendalam akhirnya acara tersebut tidak dilangsungkan. Diantara pertimbangan yang diambil oleh panitia dan steering committee antara lain, karena agenda meeting belum selesai sehingga membutuhkan tambahan waktu, adanya musibah dari keluarga pak muslim yang sedang bersedih karena anaknya si alief sedang berbaring di rung picu rumah sakit azra, bogor jawa barat karena kejadian tersebut. Sehingga keputusan itu diambil oleh panitia dan peserta Alhamdulillah menerima dengan lapang dada, dan saling mengerti satu sama lainnya.
               Singkat kata dan cerita, tepat pukul 13.30 dilaksanakanlah penutupan secara resmi oleh direktur exsekutif BMH Pusat ust. Drs.Wahyu Rahman dan di tutup dengan do’a oleh ust, Ahmad Nursholeh dari BMH cabang khusus Bogor yang turut hadir dalam kegiatan tersebut. Setelah pelaksanaan petupan sel           esai, dilajutkan dengan persiapan pulang menuju rumah masing-masing, dan menaiki mobil yang telah ditetapkan oleh panitia, dengan jumlah 5 mobil dan 27 peserta dan keluarga yang menaikinya. Dan ketika perjalalanan pulang seluruh peserta mampir terlebih dahulu di rumah sakit azra, tempat dimana ananda alief dirawat, guna untuk berpamitan pada pak muslim sebagai bentuk solidaritas yang mendalam buat dia. Hingga akhirnya semua pulang dan rombongan 4 dan 5 tiba di depan kantor BMH 10 menit sebelum adzan maghrib tiba, atau sekitar pukul 18.05 WIB tiba di tempat yang di tentukan. Alhamdulillah semua berjalan dengan baik.

· sekian terima kasih

Tagged as:
About the Author

Write admin description here..

0 komentar:

back to top